Pozwól, że zacznę ten artykuł pytaniem: “Czy Twoja organizacja traktuje politykę rachunkowości jako fundament swoich działań i podejmowanych decyzji?”. Dlaczego takie pytanie? Dlatego, że bezpieczeństwo podatkowe Twojej organizacji jest w dużej mierze uzależnione od dobrze opracowanej polityki rachunkowości (w skrócie „PR”), która będzie spójna ze statutem organizacji. Polityka rachunkowości jest też kompasem wytyczającym drogę na mapie ustawy o rachunkowości (w skrócie „UoR”) dla księgowego, który organizację obsługuje.
Często PR traktowana jest wyłącznie jako zbędny obowiązek czy kolejny dokument potrzebny przy badaniu przez biegłego rewidenta czy innych organów kontrolnych. W rzeczywistości polityka rachunkowości jest istotną częścią ksiąg rachunkowych, bo porządkuje zasady rachunkowe stosowane w organizacji a także ułatwia pracę księgowemu, zarządowi i pracownikom w organizacji. Obejmuje ona (PR) zasady i procedury dotyczące prowadzenia ksiąg rachunkowych i sporządzania sprawozdań finansowych.
Efektem tego jest „funkcja ochronna” jaką pełni polityka rachunkowości w trakcie kontroli np. budżetowych czy dotacji. Uważam, że są to istotne powody do opracowania jasnej i klarownej polityki rachunkowości, która będzie stanowić jeden z elementów silnego fundamentu w Twojej organizacji.
Co to jest polityka rachunkowości i co powinna zawierać?
Najprostszym językiem, polityka rachunkowości to zbiór zasad, metod i procedur, które Twoja organizacja stosuje w toku bieżącego księgowania, sporządzania i prezentacji sprawozdania finansowego.
Polityka rachunkowości stosowana w organizacji określa w jaki sposób powinny być rozpoznawane, mierzone, klasyfikowane i prezentowane poszczególne elementy finansowe w księgach rachunkowych organizacji. Celem tego jest zapewnienie spójności, wiarygodności i zgodności ksiąg rachunkowych z przepisami prawnymi. PR musi określać, które zasady zostały przez Twoją organizację wybrane i będą stosowane w sposób zapewniający odpowiednią jakość sprawozdań finansowych.
Każda organizacja może ustalić swoją własną politykę rachunkowości, musi ona jednak spełniać określone zasady zgodne z przepisami ustawy o rachunkowości. Należy tu zaznaczyć, że Twoja organizacja w ustawie o rachunkowości będzie określana mianem „jednostki”.
Podstawę prawną do tworzenia polityki rachunkowości znajdujemy w ustawie o rachunkowości w następujących zapisach:
W art. 3 ust. 1 pkt.11. „Ilekroć w ustawie jest mowa o: przyjętych zasadach (polityce) rachunkowości – rozumie się przez to wybrane i stosowane przez jednostkę rozwiązania dopuszczone ustawą, w tym także określone w MSR*, zapewniające wymaganą jakość sprawozdań finansowych.” (*MSR – skrót od Międzynarodowe Standardy Rachunkowości).
Dalej ustawa o rachunkowości, w art. 4 ust. 1, mówi, że „Jednostki obowiązane są stosować przyjęte zasady (politykę) rachunkowości, rzetelnie i jasno przedstawiając sytuację majątkową i finansową oraz wynik finansowy.”
Dokument ten (PR) powinien być dokładny i rzetelny, „skrojony na miarę”, powinien nawiązywać do zapisów statutu Twojej organizacji. Ma to na celu przedstawianie jak najbardziej jasnego i rzetelnego obrazu odzwierciedlającego sytuację majątkową i finansową Twojej organizacji. Żeby polityka rachunkowości była jasna, niektóre ustalenia można opracować w formie załączników do uchwały o wprowadzeniu i stosowaniu polityki rachunkowości.
Zgodnie z art. 10 ustawy o rachunkowości jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości, a w szczególności dotyczące:
1) określenia roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych,
2) metod wyceny aktywów (majątek Twojej organizacji) i pasywów (kapitały, zobowiązania i rezerwy w Twojej organizacji) oraz ustalania wyniku finansowego,
3) sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym co najmniej:
a) zakładowego planu kont, ustalającego wykaz kont księgi głównej (konta syntetyczne), przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych (konta analityczne, będące rozwinięciem kont syntetycznych) oraz ich powiązania z kontami księgi głównej,
b) wykazu ksiąg rachunkowych (dokumenty i księgi wykorzystywane przy sporządzeniu sprawozdań finansowych), a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera – wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na informatycznych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych,
c) opisu systemu przetwarzania danych (opis stosowanego w Twojej organizacji systemu informatycznego może zostać sporządzony w formie załącznika stanowiącego element polityki rachunkowości), a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera – opisu systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji,
4) systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów.
Oczywiście PR, jak i dobra sukienka czy garnitur, nie jest szyta raz na całe życie. Twoja organizacja w miarę upływu czasu zmienia się, ewoluuje, podejmuje się nowych wyzwań. W takich sytuacjach PR wręcz musi być aktualizowana. Należy wtedy uzupełniać ją o zmiany, które powodują inne ujęcie i prezentację danych finansowych i wyniku finansowego.
Art. 8 ust. 2 ustawy o rachunkowości mówi, że bez względu na datę podjęcia decyzji, jednostka może ze skutkiem od pierwszego dnia roku obrotowego, zmienić stosowane do tego czasu zasady rachunkowości na inne przewidziane w ustawie (UoR).
Decyzja o zmianie zasad rachunkowości może zostać podjęta w dowolnym momencie, jednak jej skutki należy odnieść do całego roku obrotowego, ponieważ nie może dojść do sytuacji, w której dwa takie same zdarzenia gospodarcze będą księgowane w odmienny sposób z powodu zmiany zasad rachunkowości w takcie roku obrotowego. Decyzję o zmianie polityki rachunkowości bądź o jej aktualizacji podejmuje ten sam organ, który ją uchwala i zatwierdza.
Oznacza to, że PR stosujemy w sposób ciągły w trakcie roku obrotowego w organizacji. Zaś zmiana PR od nowego roku obrotowego będzie skutkowała tym, że sprawozdaniu finansowym konieczne będzie opisanie jak zmiana PR wpłynęła na prezentację danych finansowych i wyniku finansowego w Twojej organizacji.
Które organizacje mają obowiązek posiadać politykę rachunkowości?
Zgodnie z ustawą o rachunkowości obowiązek przygotowania polityki rachunkowości dotyczy m.in. jednostek mających siedzibę lub miejsce sprawowania zarządu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, w tym:
- spółek handlowych (osobowych i kapitałowych, w tym również w organizacji) oraz spółek cywilnych, a także innych osób prawnych, z wyjątkiem Skarbu Państwa i Narodowego Banku Polskiego,
- jednostek organizacyjnych niemających osobowości prawnej, z wyjątkiem spółek, o których mowa w art. 2 ust. 1 pkt 1 i 2 UoR,
- jednostek niewymienionych powyżej, jeżeli otrzymują one na realizację zadań zleconych dotacje lub subwencje z budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego lub funduszów celowych.
W cytowanym częściowo artykule UoR zaznaczyłam podkreśleniem, które dokładnie punkty mogą dotyczyć organizacji pozarządowych. Mamy tu „inne osoby prawne” czyli takie, które wpisane są do Krajowego Rejestru Sądowego (w skrócie „KRS”), albo którym inna ustawa nadaje osobowość prawną np. ustawa o sporcie. Mamy także „jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej” – np. stowarzyszenia zwykłe tworzone na mocy ustawy Prawo o stowarzyszeniach, które posiadają tzw. „ułomną osobowość prawną”. W końcu szeroko pojęte „jednostki niewymienionych powyżej (w UoR) jeżeli otrzymują one na realizację zadań zleconych dotacje lub subwencje z budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego lub funduszów celowych” – czyli wszystkie inne, które nie mają obowiązku wynikającego wprost z UoR a dysponują dotacjami lub subwencjami przyznanymi na realizację zadań zleconych ze środków publicznych.
Z powyższego wynika, że każda organizacja pozarządowa ma obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych zgodnie z zasadami UoR, a co za tym idzie ma obowiązek tworzenia i aktualizowania polityki rachunkowości, kiedy zachodzą w niej zmiany.
I tu zatrzymajmy się na chwilę.
Oczywiście powstaje natychmiast pytanie – co z jednostkami, które zgodnie z ustawą o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, ustawą o kołach gospodyń wiejskich oraz zapisami UoR mają prawo do prowadzenia uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów (w skrócie „UEPiK”)?
Organizacje, które przyjęły uchwałą organu stanowiącego możliwość prowadzenia uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów mają obowiązek opracować zasady prowadzenia tej ewidencji na wzór ogólnie obowiązującej polityki rachunkowości.
Zgodnie z paragrafem 5 ust. 1 Rozporządzenia Ministra Finansów ws. prowadzenia UEPiK uproszczoną ewidencję prowadzi się w języku polskim i zapisy są dokonywane w walucie polskiej. Ewidencja ta musi zawierać sporządzony w języku polskim opis zasad jej prowadzenia, w szczególności w zakresie:
- określenia roku podatkowego w rozumieniu art. 8 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2018 r. poz. 1036, 1162, 1291, 1629, 1669 i 1693), zwanej dalej “ustawą o podatku dochodowym od osób prawnych”;
- systemu przetwarzania danych, przy czym w przypadku prowadzenia uproszczonej ewidencji w postaci elektronicznej – opis systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur, funkcji w zależności od struktury oprogramowania, oraz opis programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia i dostępu do danych oraz systemu ich przetwarzania, a także określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji;
- systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów.
Zarówno polityka rachunkowości jak i opis zasad prowadzenia uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów stanowią wewnętrzny akt w Twojej organizacji. Dokumentów tych nigdzie nie musisz wysyłać, są one przechowywane razem z księgami rachunkowymi lub uproszczoną ewidencją przychodów i kosztów.
Kto w organizacji ma obowiązek opracować, wdrożyć i aktualizować politykę rachunkowości?
Obowiązek sporządzenia i aktualizowania polityki rachunkowości spoczywa na kierownictwie jednostki. Oznacza to, że polityka rachunkowości wprowadzana jest:
- uchwałą zarządu (w przypadku spółek kapitałowych i innych osób prawnych);
- uchwałą wspólników (przy spółkach osobowych);
- decyzją właściciela w firmie prowadzonej przez osobę fizyczną.
W organizacji pozarządowej polityka rachunkowości uchwalana jest przez kierownika jednostki, czyli cały zarząd. UoR w art. 3 ust. 1 pkt. 6 określa definicję kierownika jednostki, przez którego rozumie członka zarządu lub innego organu zarządzającego, a jeżeli organ jest wieloosobowy – członków tego organu, z wyłączeniem pełnomocników ustanowionych przez jednostkę.
W przypadku gdy kierownik jednostki nie sporządzi w pisemnej formie polityki rachunkowości, podlega grzywnie lub karze pozbawienia wolności do lat 2, albo obu tym karom łącznie.
Wracając do UEPiK – tutaj obowiązek uchwalenia i aktualizowania opisu i zasad prowadzenia UEPiK także będzie spoczywał na kierowniku jednostki, czyli całym zarządzie.
W praktyce mało który zarząd organizacji ma niezbędną wiedzę z zakresu rachunkowości i podatków, która pozwalałaby na opracowanie PR. Najczęściej więc pomocą służą tu księgowi, którzy po zapoznaniu się ze statutem organizacji tworzą wspólnie z zarządem organizacji zapisy polityki rachunkowości. Księgowy może pomóc w opracowaniu PR w Twojej organizacji, nie może jej jednak zrobić całkowicie za Ciebie.
Dlaczego warto jest mieć dobrze opracowaną politykę rachunkowości?
Opracowanie, wprowadzenie i prawidłowe stosowanie polityki rachunkowości jest ważne dla Twojej organizacji oraz dla jej odbiorców zewnętrznych tj. dotacjo- i granto-dawców, darczyńców, banków, leasingodawców, itp. Mam tu na myśli zapewnienie spójności oraz wiarygodności danych Twojej organizacji. Celem dobrze opracowanej PR jest sprostanie wymogom prawnym oraz przedstawienie informacji finansowych Twojej organizacji w sposób rzetelny i klarowny.
Polityka rachunkowości Twojej organizacji ma bezpośredni wpływ na rozliczenia podatkowe zarówno w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych (CIT) jak i podatku od towarów i usług (VAT). Musi ona być zgodna z zasadami opodatkowania wynikającymi z ustaw podatkowych. PR określa w jaki sposób będą ujmowane i stosowane regulacje dotyczące księgowania różnic kursowych, amortyzacji środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych, zasad rozliczania pracowników, zlecenio- i dzieło-biorców, kontrahentów oraz kiedy powstanie obowiązek podatkowy w Twojej organizacji.
W końcu polityka rachunkowości gwarantuje rzetelne, spójne i prawidłowe prowadzenia ksiąg rachunkowych oraz daje pewność transparentności sporządzanych na jej podstawie sprawozdań finansowych oraz pozostałych sprawozdań przygotowywanych na podstawie sprawozdania finansowego. To wszystko umożliwia przygotowanie wiarygodnych analiz finansowych i podejmowanie racjonalnych decyzji zarządczych w Twojej organizacji.
Podsumowując – opracowanie dobrej polityki rachunkowości jawi się jako słodka przyjemność 😊
Daje zarządowi Twojej organizacji pewność sporządzania rozliczeń rachunkowych i podatkowych zgodnie z przepisami, zachowania etycznych norm przy prowadzeniu organizacji i zapewnia zarządowi spokojny sen. A jak wszyscy wiemy nie ma to jak spokojny, błogi sen!
Autorka: Katarzyna Bajraszewska. Specjalistka w zakresie zarządzania finansami organizacji pozarządowych. Prowadzi ośrodek doradztwa dla NGO i biznesu.
Źródła:
- Ustawa z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości
- Ustawa z dnia 24.04.2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie
- Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 22.10.2018 r. w sprawie prowadzenia uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów przez niektóre organizacje pozarządowe oraz stowarzyszenia jednostek samorządu terytorialnego
- Ustawa z dnia 9.11.2028 r. o kołach gospodyń wiejskich
Stan prawny na kwiecień 2024 r.
